Siklus Pengeluaran Bagian 1: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Departemen pembelian menerima pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian (Purchase Order-PO). Dalam siklus pengeluaran adalah  adalah penerimaan persediaan, barang yang dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan koson PO. Bagian utang usaha pada transaksi ini telah menerima dan sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian. Pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Voucher memberikan pengendalian yang lebih baik atas pengeluaran kas dan  memungkinkan perusahaan mengonsolidasikan beberapa pembayaran kepemasok yang sama  melalui sebuah voucher, sehingga mengurangi jumlah cek yang ditulis.sistem pengeluaran kas  memproses pembayaran  berbagai kewajiban yang timbul dan sistem pembelian. Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha.

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima menerima pake voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administrasinya. Staf administrasi bagian buku besar  menerima voucher  jurnal pengeluaran kas  dan ikhtisar  akun dari bagian utang usaha. Subsistem pembelian bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat persediaan secar terus-menerus. Subsistem Pengeluaran Kas bagian utang usaha  untuk mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Dalam subsistem pembelian,  aktiva fisik utamanya adalah per sedian. Pemisahan bagian buku besar  atau utang usaha dengan pengeluaran kas adalah aktiva yang berfungsi  menghadapi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas. Akses langsung adalah siklus pengeluaran  perusahaan harus  mengendalikan akses keaktiva fisik seperti kas dan persediaan, akses tidak langsung  adalah perusahaan harus membatasi akses keberbagai dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya. Ford motor company memperkerjakan lebih dari 500 staf administrasi dibagian utang dagangnya yang berlokasi di Amerika Utara. Analisis fungsi  menunjukan sebagian besar  dari waktu administrasi dihabiskan  untuk merekonlisiliasi berbagai penyimpanan antara materi dan pemasok ,laporan penerimaan, dan pesanan pembelian. Perbaikan pengendalian persediaan  keuntungan terbesar dari system otomatis dibandingkan  dengan system manual adalah  perbaikan kemampuan untuk mengelola  kebutuhan persediaan.

sumber:

Hall, James A.2007."Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4".Jakarta:Salemba Empat